Meldepflicht für elektronische Kassen ab 01.01.2025

Seit 2020 sind Unternehmen verpflichtet, ihre elektronischen Aufzeichnungssysteme für Kassen mit einer zertifizierten technischen Sicherheitseinrichtung (TSE) vor nachträglichen Datenmanipulationen zu schützen. Dadurch erhofft sich der Fiskus mehr Steuerehrlichkeit. Steuerberater erhoffen sich (und Ihnen) ein wesentlich geringeres Risiko für Steuernachzahlungen.

Meldepflicht ab 01.01.2025
Neben den verschärften Anforderungen wurde zudem noch eine gesonderte Meldepflicht für im Betrieb vorhandene elektronische Kassen eingeführt. So können Betriebsprüfer darüber im Vorfeld Erfahrungen einholen und sehr schnell nicht registrierte Zweitkassen bei einer Betriebsbesichtigung erkennen.

Eine technische Umsetzung durch die Finanzverwaltung zur Meldung von Kassensystemen ließ bislang auf sich warten, weshalb die Meldepflicht ausgesetzt wurde. Ab dem 01.01.2025 ist nun über „Mein ELSTER“ und Software mit einer ERiC-Schnittstelle eine Möglichkeit zur elektronischen Mitteilung bereitgestellt. Es gelten folgende Meldefristen:

Vor dem 01.07.2025 angeschaffte Kassensysteme:
Diese müssen dem Finanzamt bis zum 31.07.2025 gemeldet werden.

Ab dem 01.07.2025 angeschaffte oder außer Betrieb genommene Kassensysteme:
Bei Neuanschaffung oder Außerbetriebnahme von Kassen ab dem 01.07.2025 muss zwingend innerhalb eines Monats eine Meldung an das Finanzamt erfolgen.

Welche Systeme muss man melden?
Meldepflichtig sind sämtliche elektronische oder computergestützte Kassensysteme oder Registrierkassen. Dazu gehören auch geleaste oder gemietete Kassen. Nicht betroffen sind z.B. Parkscheinautomaten, elektronische Buchhaltungsprogramme oder Geld- und Warenspielgeräte. Erfolgt die Meldung nicht, erhöht sich die Gefahr einer Zuschätzung von Gewinn oder Umsatz. Es ist zulässig, dass ein Steuerberater für Sie diese Meldung übernimmt.

Welche Daten müssen gemeldet werden?
1. Art der verwendeten TSE,
2. Art des verwendeten elektronischen Aufzeichnungssystems,
3. Anzahl der verwendeten Aufzeichnungssysteme,
4. Seriennummer des Aufzeichnungssystems,
5. Datum der Anschaffung bzw. Außerbetriebnahme einer elektronischen Kasse.

Teilen Sie diese Daten bitte Ihrem Steuerberater mit! Nehmen Sie diese Pflicht bitte sehr ernst! Da es sich bei der Mitteilungspflicht um eine sogenannte Handlungspflicht handelt, kann ein Versäumnis z.B. mit einem Zwangsgeld durchgesetzt werden. Dies gilt es zu vermeiden.

Der Fränkische Weinbauverband bedankt sich bei Frank Rumpel (ECOVIS BLB Steuerberatungsges. mbH) für diese Hinweise und die ausgezeichnete Zusammenarbeit.