Die Ausstellung von elektronischen Rechnungen (E-Rechnungen) ist Ende März 2024 mit der Verabschiedung des Wachstumschancengesetzes im Business-to-Business-Bereich, also zwischen Unternehmen, Pflicht geworden. Dies erfordert ggf. eine Umstellung der eigenen Prozesse rund um Rechnungsschreibung sowie Rechnungseingängen.

Eine PDF-Rechnung ist digital, entspricht jedoch nicht den Anforderungen einer E-Rechnung. E-Rechnungen sind demgegenüber strukturierte, elektronische Datensätze, die eine maschinelle Verarbeitung ermöglichen. Aktuell sind in Deutschland für E-Rechnungen die Formate „ZUGFeRD“ oder „X-Rechnung“ gängig.

Für die Einführung der E-Rechnung sind folgende Zeitpunkte wichtig:

Empfang von Rechnungen
Unternehmen müssen ab 01.01.2025 in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen und auszulesen. Dies gilt unabhängig davon, ob Sie bereits zu diesem Zeitpunkt verpflichtend E-Rechnungen erstellen müssen oder aber ausschließlich steuerbefreite Umsätze ausführen oder Kleinunternehmer sind.

Unternehmen müssen daher zwingend mit ihrem Softwareanbieter Rücksprache halten, ob das von ihnen verwendete Programm in der Lage sein wird, ab 2025 E-Rechnungen auszulesen.

Ausstellung von Rechnungen
E-Rechnungen erstellen müssen Unternehmen erst ab 01.01.2027. Unternehmen müssen daher Ihre Rechnungsschreibungsprozesse bis spätestens 31.12.2026 an die neuen Anforderungen anpassen.

Eine Ausnahme gilt für Unternehmen, deren Jahresumsatz in 2025 nicht mehr als 800.000 Euro beträgt. Für diese Unternehmen verlängert sich die Umstellung auf die E-Rechnung um ein Jahr. E-Rechnungen müssen daher erst ab 01.01.2028 erstellt werden, so dass hier eine Umstellung bis 31.12.2027 erforderlich ist.

Unser Tipp: Nehmen Sie frühzeitig Kontakt mit Ihrem Steuerberater auf, der Ihnen bei der Einführung der E-Rechnungen gerne weiterhilft.